Strona główna

Warunki pracy

Praca w systemie ośmiogodzinnym, jednozmianowym. Oświetlenie naturalne, pozycja ciała – siedząca. Stanowisko pracy wyposażone w telefon, drukarkę, urządzenie wielofunkcyjne, niszczarkę, komputer oraz monitor ekranowy – czas pracy przy monitorze powyżej połowy dobowego czasu pracy.

Do czynników występujących na stanowisku pracy należy obsługa klienta zewnętrznego (spoza administracji, np. obywatele, przedsiębiorcy).

Stanowisko pracy w Wydziale Postępowań Administracyjnych usytuowane jest na pierwszym piętrze budynku I,
w kompleksie budynków KWP w Katowicach przy ulicy Lompy 19. Budynek I nie jest dostosowany do potrzeb osób z niepełnosprawnościami: brak wind, podjazdów, toalet dostosowanych dla osób z niepełnosprawnością ruchową.

Zakres zadań

• Przyjmuje, ewidencjonuje kompletuje oraz przedkłada dokumenty i korespondencję jawną Naczelnikowi Wydziału, a następnie zaewidencjonowaną korespondencję przekazuje właściwym referentom spraw, w celu zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów.
• Prowadzi dokumentację ewidencyjną związaną z obsługą kancelaryjną wydziału w postaci dzienników korespondencyjnych i rejestrów pomocniczych oraz monitoruje prawidłowość i terminowość rozliczania się referentów spraw z pobranych dokumentów, w celu zapewnienia prawidłowego obiegu dokumentów w wydziale.
• Obsługuje pocztę elektroniczną, centralę telefoniczną, system faksowo-mailowy, programy do wysyłania korespondencji jawnej za pośrednictwem Poczty Polskiej i elektroniczną platformę usług administracji publicznej (ePUAP), celem nadania właściwego biegu wpływającym i wysyłanym dokumentom jawnym.
• Prowadzi rejestry oraz sporządza wykazy zestawienia dotyczące spraw pracowniczych, organizacyjnych, logistycznych, w celu umożliwienia prawidłowego funkcjonowania wydziału.
• Sporządza, przepisuje, powiela dokumenty na polecenie Naczelnika Wydziału, w celu wsparcia bieżącej pracy komórki.
• Ewidencjonuje czas pracy, urlopy, absencje pracowników dotyczące policjantów i pracowników oraz sporządza wykazy, w tym wykazy należności pieniężnych, w celu dostarczenia aktualnych informacji kierownictwu wydziału i innym komórkom organizacyjnym.
• Archiwizuje dokumenty jawne wytworzone przez pracowników sekretariatu, sporządza spisy oraz protokoły brakowania dokumentacji niearchiwalnej BC i przekazuje je do archiwum, w celu zapewnienia ich prawidłowego przechowywania.
• Realizuje inne zadania wynikające z potrzeb doraźnych i poleceń kierownictwa wydziału.

Wymagania niezbędne

• Umiejętność pracy w zespole
• Komunikatywność
• Umiejętność planowania i organizowania pracy własnej
• Samodzielność
• Znajomość obsługi urządzeń biurowych i oprogramowania komputerowego
• Poświadczenie bezpieczeństwa do klauzuli „poufne” lub oświadczenie o poddaniu się procedurze i uzyskanie poświadczenia bezpieczeństwa do wymaganej klauzuli
• Posiadanie obywatelstwa polskiego
• Korzystanie z pełni praw publicznych
• Nieskazanie prawomocnym wyrokiem za umyślne przestępstwo lub umyślne przestępstwo skarbowe

Wymagania dodatkowe

• Umiejętność pracy pod presją czasu
• Odpowiedzialność
• Zgoda na przetwarzanie danych osobowych do celów naboru